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仕事で使えるGmail整理術

IT系の会社でもGmailの整理ができていなくて重要なメールを見逃す人がちょくちょくいるので
他の業界だともっと多いだろうなーと思った次第。
仕事で使えると銘打ってますが自分はプライベートでも使っている設定になります。

1.  受信トレイをスッキリ分類

まずはGmailにログインし、右上にある歯車マークから設定へ進み「受信トレイ」タブへ移動します。
まず「受信トレイの種類」を優先トレイに変更します。
次に、「受信トレイのセクション」を

  1. 重要な未読メール
  2. スター付き
  3. 未読
  4. その他のメール

としてください。
各項目、右のオプションから最大表示件数を設定します。
「重要な未読メール」は省略されて見逃しては意味がないので50件を設定しておくとよいでしょう。
他はお好みですが、後述のフィルタ設定の制度に自信があれば「未読」のみ表示件数を少なめにするといいですが、基本はすべて50件でいいと思います。
こうすることで重要と判断される未読メールが最初にでてくるので、未読でメールを見逃すことが減ります。
しかも、重要ではない未読メールはスターより下のエリアに表示されるので邪魔になりません!
しかしながら、どうやって重要か重要でないかを判断するのか?
それが次の設定になります。

2.重要なメールのフィルタ設定

Gmailは賢いので、重要マークをつけたりはずしたりするとGmailが学習して以降のメールを自動で重要かどうか振り分けてくれます。
これはこれで楽で便利なのですが仕事のメールをGmailが行う「なんとなく」の自動振り分けに頼り切ってしまうのは怖いものがあります。
そこでフィルタを設定してどういったものが重要かしっかりとGmailに基準を教えてあげましょう。
先ほどと同じく「設定」の中の「フィルタとブロック中のアドレス」タブから設定します。
「新しいフィルタを作成」を押すとフィルタとかかれた色々な設定項目がでます。
これが検索条件で、これに当てはまるものに対して「この検索条件でフィルタを作成」のフィルタ効果がかかります。
文章ではなんのことかわかりにくいと思いますので実際に次の設定を試してみてください。

1. 取引先や上司からのメールは重要にする

「新しいフィルタを作成」を押して表示されたところで、
From にメールアドレスを入力します。OR で繋いで複数指定することもできますが、わからなければひとまず1件だけアドレスをいれてみてください。また、会社や取引先のメールアドレスをまとめて登録する場合は、フルで入れずに「@example.com」といった指定も可能です。この設定だけで「aaa@example.com」でも「bbb@example.com」でも適用されます。
Fromを設定をしたら他は何もさわらず、「この検索条件でフィルタを作成」を押します。
表示された項目で、「迷惑メールにしない」と「常に重要マークを付ける」にチェックを入れ「フィルタを更新」ボタンを押します。
これで今度から設定したメールアドレスからのメールはすべて重要とみなされて、届いたときに受信トレイの一番上「重要な未読メール」に表示されます。

2.メーリングリストへ届いたメールは重要にする

全社員や部署への連絡用のメーリングリストがある場合そこに届いたメールをすべて重要とする設定です。
メーリングリストが何かわからない方や、メーリングリストのメールが重要ではないというような方は設定不要です。
今度はFromではなく「To」にメーリングリストのメールアドレスを設定します。
たとえば総務から全社員に連絡するとき each@example.com というアドレスに送信することになっている場合はToにeach@example.comを設定します。
あとは1.と同じで他は何もさわらず、「この検索条件でフィルタを作成」を押し、「迷惑メールにしない」と「常に重要マークを付ける」にチェックを入れ「フィルタを更新」ボタンを押します。

3. 自分の名前を含むメールはスターをつける

新しい取引先を開拓して、◯◯様 と自分宛てにメールが届いているにも関わらずメールに気づかずスルーしてしまうと大変ですね。
こういったアクションが必要なものはスターをつけてしまいましょう。
ただしこちらは名前が単語(島さんなど)であったり、名前入りの宣伝メールがよく届くなど重要ではないメールにも名前が頻出する場合は設定しないなど調整しましょう。
こちらはフィルタ設定の「含む」に名前を入れて「迷惑メールにしない」と「常に重要マークを付ける」「スターを付ける」にチェックです。
これで初めてメールがくる取引先でも自分宛のメールを見逃す心配はかなり少なくなるはずです。
他にも、社内規定で"重要"や"critical"がついているメールは見逃せないなどあればそれを「含む」にいれたフィルタを作ればOKです。
スターがついれいれば一度既読にしても「スター付き」のトレイに残るので安心です。返信などの対応をしたらスターをクリックしてはずすことでその他トレイに移動します。(わずらわしい場合は他と同様重要マークだけでもいいでしょう)

4.登録サービスからの定期メールは重要にしない

必要があって登録したけれど定期的にメールがきてノイズになる...そんな場合は重要マークをつけないように設定しましょう。
検索条件はFromにメールアドレスを入れるだけです。もしどこのメールアドレスから来ているのかがわからない場合は届いているメールを開き、件名の下、"To 自分"などとなっている横の下向きの▼を押してFromを確認しましょう。
「この検索条件でフィルタを作成」を押したら今度は「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」「迷惑メールにしない」「重要マークを付けない」にチェックをつけてフィルタを作成します。
迷惑メールにしないのは、迷惑メールとなると一定期間で自動削除されてしまうためです。
受信トレイをスキップ (アーカイブする)にしていれば普段は表示されないものの必要なときには検索するとでてくるので便利です。

おわりに

フィルタ条件などは工夫次第でメール選別の手間を大きく省くことができます。
本当はフィルタ条件だけで記事を作ってもいいくらいですが、これらの条件だけでも十分に必要なメールだけを抽出することができるかと思います。
あとは使いながら工夫して、面倒なメールチェックを効率化していきましょう!
 
 

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